Exercice Dossier 3 - 3.2 - Modes coopératifs et technologi… · Bac STMG Management des Sciences de Gestion et du Numérique Métropole remplacement 2022

L'entreprise Agesys

Agesys est une entreprise basée à Noyon, dans la région des Hauts-de-France. Elle offre depuis 1998 des solutions informatiques à des petites et moyennes entreprises (PME) afin de leur permettre de mettre en œuvre des outils numériques sécurisés pour faire de l'information et de la collaboration les clés de leur réussite. Agesys possède un important savoir-faire par rapport à ses concurrents leaders du marché.

Dirigée par Christophe Thuillier, Agesys est spécialisée dans les technologies de l'information et le travail collaboratif. Ses clients sont issus des industries cosmétiques et pharmaceutiques et du bâtiment. Ce sont également des compagnies d'assurance, des mairies et autres collectivités locales. Les équipes sont au service de leurs clients avec un slogan: « Unir les hommes, servir l'audace de vos projets ». La relation de confiance qu'Agesys entretient avec ses clients a contribué à les fidéliser largement.

Dynamique et à taille humaine, Agesys regroupe une quarantaine de techniciens et ingénieurs.

Elle a choisi de s'installer sur un campus économique baptisé « Inovia » qui est un lieu d'accueil de nouvelles entreprises récemment créées. Agesys intervient partout dans le monde pour les services distants et dans trois régions (les Hauts-de-France, l'Ile-de-France et le Centre-Val de Loire) pour les services de proximité.

Cette entreprise veille à créer des conditions de travail favorables à la performance de ses salariés en instaurant des systèmes de récompenses et des formations. Elle efface au maximum les hiérarchies, chacun travaille en pleine autonomie et en collaboration avec son équipe. On peut donc la qualifier « d'entreprise libérée ».

Dossier 3 - Le numérique au service de la communication chez Agesys

Documents à exploiter

Document 2: À Noyon, Agesys avait généralisé le télétravail huit jours avant le confinement

Document 4: Place au nomadisme digital !

Document 5: La « déspacialisation » ou le travail à distance « poussé »

Document 7: Les bénéfices de la « déspacialisation » chez Agesys

Document 8: Les smileys ont la cote chez Agesys

Document 9: Présence d'Agesys dans les médias

Document 10: À Noyon, le management d'Agesys fait briller trois étudiants

Chez Agesys, le dirigeant et l'équipe de direction axent leur management sur l'accompagnement et la confiance, plutôt que sur des modes de contrôle exagérés et des consignes directives.

Christophe Thuillier estime que des salariés épanouis et responsabilisés dans leur travail constituent une dynamique susceptible d'améliorer à la fois la réputation et la performance de l'entreprise. Du fait de la crise, certaines des entreprises clientes d'Agesys ont fait faillite ou ont rencontré de réelles difficultés financières. Aussi, Christophe Thuillier a décidé de renforcer, d'une part, sa communication externe afin de conquérir de nouveaux clients et d'autre part, sa communication interne de façon à fidéliser ses talents.

Questions obligatoires

3.1 · Repérer les différentes modalités de communication mobilisées par Agesys.

3.2 · Identifier les technologies numériques permettant de renforcer la collaboration au sein d'Agesys.

3.3 · Présenter les actions menées par Agesys pour améliorer sa marque employeur.

Document 2: À Noyon, Agesys avait généralisé le télétravail huit jours avant le confinement

Cette société par actions simplifiée (SAS), au capital social de 1 000 000 €, a généralisé le télétravail dès la fermeture des écoles et collèges de l'Oise. Elle favorise depuis 2013 l'autonomie de ses collaborateurs.

« Ma façon de travailler est quasi identique à celle d'avant. » Les mesures anti-coronavirus n'ont pas vraiment changé le quotidien de Christophe Augendre: ce manager opérationnel d'Agesys était déjà un habitué du télétravail. Et pourtant, il habite à Noyon, à exactement… trois kilomètres du siège de cette entreprise de service informatique de 68 salariés, installée sur le campus Inovia. Son choix est l'exemple même de l'organisation du travail qui s'est répandue dans les équipes dès 2013, un an après leur arrivée: « On s'y était préparé durant 18 mois, puis le travail à distance s'est généralisé. Les collaborateurs peuvent intervenir depuis leur domicile, chez des proches ou, pourquoi pas, à partir d'un pays étranger, confie Christophe Thuillier, le fondateur d'Agesys. Seuls deux points de rendez-vous dans les locaux sont maintenus, le lundi et le jeudi. »

On communique beaucoup en audio ou visioconférences

Christophe Augendre, qui ne quitte plus depuis début mars 2020 le bureau installé à son domicile, n'est pas inquiet pour la suite: « 50 % de mon travail, je le faisais déjà à distance. Avec mon équipe, on communique beaucoup en audio ou visioconférences, tout comme avec les clients pour la gestion de projets, témoigne-t-il. Ce sont juste les visites sur le terrain, lors des contacts avant-ventes, qui n'ont plus lieu. »

L'une de ses collègues, Tania Richet, une assistante commerciale demeurant à 40 minutes de route de Noyon, compte bien reprendre ses habitudes dès la fin de la crise du Covid-19: « Moi, le télétravail, c'est en général deux jours par semaine. On est moins dérangé. »

Des pauses-café virtuelles, matin et après-midi

Confinement ou non, la convivialité n'a pas disparu chez Agesys: pour la pause-café, une salle de conférence virtuelle est ouverte deux fois par jour, à 10 h 30 et 15 h 30. Chacun derrière son écran, les collègues parlent de tout et de rien. « Mercredi matin, ça a duré une bonne trentaine de minutes, sourit Tania Richet. Je trouve ça super d'échanger entre nous, après s'être connectés. »

Source: d'après Le Courrier Picard - 26/03/2020

Document 4: Place au nomadisme digital !

Chez Agesys, la liberté se manifeste à différentes échelles.

Les salariés participent, à tour de rôle, aux réunions du comité de direction pour prendre part aux décisions comme n'importe quel autre membre, choisissent les managers avec lesquels ils souhaitent travailler, les véhicules qu'ils vont utiliser ou les équipements qui leur sont nécessaires. Ils lancent des projets en recherche et développement, travaillent depuis l'endroit souhaité, de leur domicile, à partir de lieux de co-working ou dans le cadre de séjours à l'étranger… « Le télétravail évite aux collaborateurs de passer trois heures sur les routes. Le retard, la fatigue et le stress accumulés les fragilisent avant même qu'ils ne se mettent au travail. Aujourd'hui, pour la majorité d'entre nous, venir au bureau est devenu une exception », s'amuse Christophe Augendre.

Pour pallier un sentiment de solitude, Agesys a mis en place deux dispositifs: d'une part, un écran numérique au centre de la cafétéria qui permet aux salariés absents de profiter d'un moment de partage entre collègues, d'autre part, l'utilisation d'un robot mobile muni d'une tablette pour faciliter les échanges à distance.

Témoignage de Sophie, assistante commerciale

« Avant d'arriver chez Agesys, je travaillais dans une structure traditionnelle où la prise d'initiatives et de décisions n'existait pas. […]. J'ai vite adhéré aux principes de management d'Agesys. »

Témoignage d'Aurélia, assistante de gestion

« Quand on a une vie de famille, ce n'est pas toujours facile de s'adapter. Le gros avantage ici, c'est d'avoir la possibilité d'aménager ses horaires comme on veut. Plus besoin de renoncer à des moments en famille ! »

Source: https://visite-pro.com/2017/05/13

Document 5: La « déspacialisation » ou le travail à distance « poussé »

Qu'est-ce que la « déspacialisation » ?

L'objectif est que nos collaborateurs puissent travailler de là où ils se trouvent ! […] Nous souhaitons également qu'ils puissent organiser leurs journées comme ils le souhaitent, en fonction des contraintes professionnelles bien sûr, mais au mieux de leurs objectifs personnels. […] Nous avons dû repenser nos activités, notre management et notre organisation pour que le lieu de travail et les horaires effectués ne soient pas un frein au travail à distance. Cela devient alors une évidence pour tous de travailler d'où l'on veut, sans contrainte de mise en œuvre. On appelle donc cela la « déspacialisation » puisque le travail n'est plus associé à un lieu: nous intégrons le travail à distance dans notre culture !

La généralisation du travail à distance

Nous avons généralisé le travail à distance pour tout le monde et nous avons fixé un jour commun (le lundi) dans les locaux où les collaborateurs peuvent se réunir physiquement, se rencontrer et échanger en tête-à-tête. Les autres jours de la semaine, ils sont libres de choisir leur lieu de travail à partir du moment où ils peuvent réaliser leurs tâches dans des conditions normales.

Ensuite créer l'environnement

Un groupe de travail a repensé les outils, le management et l'organisation d'Agesys pour permettre de travailler n'importe où. La création de cet environnement nous a pris plus d'un an.

Les outils

Le groupe de travail a commencé par repenser notre système d'information […]: sites collaboratifs et standard téléphonique ont été modifiés pour être accessibles de manière identique, peu importe l'endroit physique d'où on y accède. Des moyens de communications évolués (et sécurisés) ont également été mis en place: visio-conférences (système individuel et salle équipée), chat d'entreprise, sites collaboratifs et forums partagés. Enfin, nous avons supprimé les PC fixes au profit de portables ou tablettes. Nous avons également donné la possibilité à chaque collaborateur de commander (ou de demander) ce dont il avait besoin pour bien travailler (téléphone portable, deuxième écran, etc.).

Le management

Notre système de management est basé sur la confiance et l'autonomie des collaborateurs. Ce mode de management est donc parfaitement adapté au travail à distance car nous ne vérifions pas les tâches de chaque collaborateur. Ils ont des objectifs et l'important pour tout le monde est d'atteindre ces objectifs.

L'organisation

[…] Nous avons aussi dû apprendre à travailler différemment avec les nouveaux outils, en changeant quelques habitudes (se retrouver sur Visio-chat plutôt que de venir dans le bureau du collègue par exemple). Nous avons créé une « Coffee Place » où les gens qui prennent un café chez eux peuvent venir se connecter et retrouver les collègues qui font une pause (peu importe où ils se trouvent). Enfin, nous avons traité les aspects légaux et les aspects SSE (sécurité, santé et environnement).

Source: https://agesys.wordpress.com

Document 7: Les bénéfices de la « déspacialisation » chez Agesys

Des collaborateurs épanouis

Gagner environ une heure par jour plusieurs fois dans la semaine est un confort appréciable, d'autant plus que les collaborateurs peuvent agencer leur journée comme ils veulent, en fonction des contraintes liées à leur métier bien sûr. Un collaborateur me racontait sa journée la semaine dernière: « je commence à 7 h du matin, tu comprends je suis un lève-tôt. Je m'arrête vers 10 h pour aller faire un footing (quand le temps s'y prête bien sûr) et je reprends le boulot entre 11 h et 11 h 30 ». Un autre témoignage: « Certains jours en télétravail, je m'organise pour aller chercher ma fille à l'école à 16 h 30 et m'occuper un peu d'elle. J'arrête de travailler vers 16 h 15 et je reprends vers 17 h 30 jusqu'à 20 h environ. »

Un bilan « sécurité, santé et environnement » remarquable

20 tonnes de CO₂ épargnées !

Agesys a économisé 100 000 € et évité surtout les risques routiers avec 340 000 kilomètres et 3 200 heures en moins sur les routes l'an dernier.

Pour une PME de 68 personnes, les gains sont importants et nous n'en sommes qu'au début.

Performance de l'entreprise

Les gains sont nombreux: plus grand investissement de la part des collaborateurs, certains frais de déplacements économisés, embauche de talents plus éloignés de notre lieu physique, dynamisme et modernité de l'entreprise, fidélisation des équipes, etc.

Source: https://agesys.wordpress.com

Document 8: Les smileys ont la cote chez Agesys

Un réseau social interne évoquant celui de Facebook où les salariés peuvent mettre des smileys selon leur humeur sur les posts annonçant les projets de l'entreprise: le concept de « management par le like » testé depuis trois ans par la société Agesys, au campus Inovia, a fait ses preuves. C'est du moins l'avis du dirigeant, Christophe Thuillier, qui compte maintenir ce procédé de dialogue au sein de l'équipe d'une soixantaine de collaborateurs.

« Dès qu'un projet est conçu par une cellule en interne et prêt à être présenté, les participants diffusent l'information sur le réseau, précise le responsable de cette entreprise de services en informatique, qui avait rejoint Noyon en 2012. Le but est de connaître le ressenti de chaque salarié. Cette méthode permet de mesurer la popularité d'une action. »

Source: le Courrier picard – octobre 2018

Document 9: La présence d'Agesys dans les médias

« Je suis attentif à ce qui se passe sur les réseaux sociaux et internet. Mais c'est surtout notre contact direct avec les clients qui nous renseigne sur notre professionnalisme. Pour établir une communication efficace, il faut faire preuve d'écoute, de bienveillance et de réciprocité. »

« Une bonne stratégie digitale passe par un discours commun, cohérent de l'ensemble des collaborateurs. Agesys communique dans trois domaines: le domaine privé (nouvelles de la famille), le domaine interne entre collaborateurs et le domaine externe (relations d'affaires). »

Source: propos de Christophe Thuillier recueillis par les auteurs

Document 10: À Noyon, le management d'Agesys fait briller trois étudiants

Le score de l'entreprise noyonnaise Agesys à l'indice du bien-être au travail (IBET) se situe entre 92 et 95 %. Ce score positionne l'entreprise 22 à 23 points au-dessus de la moyenne française des entreprises de service informatique, et n'a pas laissé indifférent trois étudiants en management commercial. Grâce à leur enquête réalisée parmi les 68 salariés d'Agesys, au sein du campus Inovia, des étudiants de deuxième année de BTS à Crépy-en-Valois, âgés de 18 à 23 ans, se sont qualifiés pour la finale nationale du challenge de l'association jeunesse et entreprises (AJE), association qui aide à l'insertion professionnelle. Leur dossier sur le mode de management dans cette entreprise a été primé à la sélection régionale.

Élection des managers par le personnel, recueil de l'avis des collaborateurs par des smileys, primes au mérite attribuées entre collègues et aide au télétravail: le management […] instauré par le fondateur d'Agesys, Christophe Thuillier, a interpellé les étudiants… et le jury picard de l'AJE. « Ce qui m'a le plus marquée, c'est que chaque salarié a son mot à dire, et que tous les collaborateurs sont libres d'utiliser tel ou tel espace pour travailler, confie Justine Fonteny-Lepron. On s'est dit que cet exemple était vraiment quelque chose à développer dans les entreprises. »

Pour Christophe Thuillier aussi, dont la société s'était installée à Noyon en 2012, l'objectif est atteint: « Il est très important de montrer aux jeunes générations que l'entreprise libérée est un concept qui fonctionne, une démarche réfléchie. Les écoles commencent d'ailleurs à intégrer cette dimension dans leurs programmes. » Prochaine étape pour le trio d'étudiants: réaliser une vidéo de cinq minutes afin de convaincre les membres de l'AJE par des arguments chocs.

Source: le Courrier picard - 20/05/2020

3.2 Identifier les technologies numériques permettant de renforcer la collaboration au sein d'Agesys.